Un membre du conseil parle en son nom propre
Krantje: Le vote de l’AG 2020 concernant le syndic était clair... Qu’attendez-vous de ce nouveau syndic ?
Eric: Notre nouveau syndic a été élu avec 99,5 % des votes exprimés. Un choix évident et unanime des propriétaires. Les attentes sont élevées à l’égard de notre nouveau syndic. Dans de nombreux domaines, je m’attends à une performance nettement meilleure. Une meilleure communication avec les propriétaires et les membres du conseil de gérance en utilisant autant que possible des outils de communication modernes. Meilleur suivi et mise en œuvre des décisions prises par l’Assemblée Générale et le Conseil de Copropriété. Meilleur suivi dans l’exécution des travaux. Une planification financière meilleure et plus claire Une gestion financière conforme aux dispositions légales. Bref, une gestion moderne et organisée de notre Parc.
Krantje: Pouvez-vous décrire en quoi le conseil de copropriété a contribué à cela ?
Eric: Le conseil a tenté par tous les moyens de persuader le syndic d’organiser une assemblée générale. Le Corona ne nous a certe pas aidé. Une organisation sous un grand chapiteau a été proposée ou une réunion en ligne, qu’elle soit partielle ou plénière, de grandes salles ont été trouvées, des lettres recommandées ont été envoyées au syndic, des ordres du jour ont été transmis mais en vain. Finalement, il ne restait plus qu’à obliger légalement le syndic à organiser une assemblée générale écrite.
Pour ce faire, nous avons dû recueillir suffisamment de signatures des propriétaires pour obliger le syndic à organiser une assemblée générale écrite, ce qui en soi a demandé beaucoup d’engagement des membres du conseil de gérance.
La deuxième étape fut l’Assemblée Générale proprement dite. L’expérience de la première étape nous avait appris qu’une mobilisation encore plus grande des propriétaires devait être assurée si l’on voulait atteindre le nombre minimum légal des participants.
Tout d’abord, je tiens à remercier tous les propriétaires qui ont participé au vote, quel que soit leurs votes. Dans ce scrutin, le problème principal était de s’assurer d’un nombre suffisant de propriétaires participant au vote pour qu’il soit valide.
La contribution du conseil de gérance a été principalement d’inviter le plus de propriétaires possible à participer au vote.
Les propriétaires ont été contactés par tous les moyens possibles pour les convaincre. Des courriels, des appels téléphoniques et des lettres ont été envoyés. En raison des mesures corona, il était impossible de s’adresser personnellement aux propriétaires au parc. Les conseillés des résidences étant les plus proches des copropriétaires, ce sont donc eux qui ont principalement mené l’action. Cela a demandé beaucoup d’efforts de la part de chacun d’eux.
Sans les efforts conjoints des propriétaires et des conseils de résidence cette entreprise n’aurait pu aboutir !
Je trouve cependant un peu regrettable que malgré les efforts des membres du conseil, seulement un peu plus de la moitié des propriétaires aient pris part au vote. Apparemment, beaucoup de copropriétaires ne se sentent pas vraiment concernés par notre parc.
Krantje: Quelles sont les priorités du nouveau syndic ?
Eric: Pour le syndic, il s’agira de se familiariser avec l’ensemble de notre Parc, de clarifier la situation financière, la mettre en ordre et assurer un Parc propre et sécure.
Lors de la première réunion, le 8 mai, avec les conseils de toutes les résidences, chacun a pu proposer un certain nombre de points qu’il souhaite voir traités en priorité au sein de sa résidence. Une liste de priorités a également été établie pour l’ensemble du Parc.
Je ne peux pas les énumérer ici car je n’étais présent qu’à la réunion d’Iris & Mimosa avec le syndic et ensuite avec les autres présidents du Parc. Je préfère me référer aux décisions prises telles qu’on les retrouve dans le rapport de la réunion rédigée par le syndic. Je constate que ce rapport n’est pas facile à lire et qu’il faut un certain « apprentissage » pour bien l’appréhender. Ce rapport est en même temps un outil de travail pour le syndic afin de mieux suivre la situation.
S’attaquer à tout en même temps ne fonctionnera pas, le conseil s’en rend bien compte. Non seulement cela n’est pratiquement pas réalisable pour le syndic mais cela doit aussi rester financièrement faisable et raisonnable pour les propriétaires.
Krantje: Y a-t-il des problèmes qui seront abordés cette année ? Que peut-on améliorer à court terme ?
Eric: La clarification de la situation financière et la réparation des nids-de-poule les plus conséquents seront réalisés cette année. La plaine de jeux sera également mise en ordre tant en ce qui concerne la maintenance que la conformité de tous les jeux. La sécurité prime avant tout. Nous espérons également que nos listes des priorités seront rencontrées cette année, même si cela risque de ne pas être possible pour tous les points.
Notre nouveau syndic a débuté le 1er avril, le quart de l’année était déjà écoulée et le temps passe vite ! Il faut aussi tenir compte du fait qu’il ne s’est pratiquement rien passé au cours de la dernière année sous le syndic précédent. Le nouveau syndic démarre donc avec un arriéré important. La dernière réunion du Conseil de copropriété avec le syndic précédent a eu lieu le 1er février 2020. Il n’y a plus eu de réunion depuis, peut-être parce qu’il ne savait pas organiser de réunion en ligne. ? Quelque chose que notre nouveau syndic peut faire sans aucun problème.
Krantje: Pouvons-nous voir les ventes récentes de plusieurs appartements comme un signe positif ? Une jeune génération qui apparait ?
Eric: L’avenir nous le dira. Ce qui est certain, c’est que ces ventes vont rajeunir notre Parc. Espérons que ces jeunes propriétaires apporteront une bouffée d’air frais et qu’ils regarderont notre Parc si particulier avec une attitude positive et constructive. Je suis propriétaire depuis plus de 11 ans maintenant et je commence peut-être déjà à appartenir à l’ancienne génération ? L’écoute des plus jeunes sera donc importante pour moi et tous les membres du conseil de gérance. Une fois le corona passé, il sera plus facile de prendre contact avec ces nouveaux propriétaires. Les contacts que nous avons déjà eus avec certains montrent qu’ils se posent souvent beaucoup de questions sur notre Parc, tant sur le plan pratique que sur sa gestion. La brochure d’accueil leur donne déjà beaucoup d’informations mais notre Parc est parfois compliqué !
Krantje: L’équilibre entre entretien-amélioration et cout abordable n’est-il pas le plus difficile ?
Eric: Il s’agit en effet d’un exercice d’équilibre très difficile. Un équilibre doit également être recherché entre les investissements dans les différents blocs et dans l’infrastructure générale de notre Parc. La revalorisation des différents blocs s’effectue parfois à un rythme et un calendrier différents. Cela signifie que les propriétaires sont disposés ou capables de consacrer de l’argent pour les dépenses d’infrastructure du parc à des moments différents.
Comme pour beaucoup de choses, nous plaçons aussi nos espoirs dans le nouveau syndic.
Dans les conversations exploratoires que nous avons eues avec lui auparavant, il est apparu qu’il souhaitait également remplir ses obligations légales dans ce domaine. La loi oblige le syndic à établir un plan pluriannuel d’entretien et d’investissements. Lors de ces discutions, il nous en a donné un bref exemple : la liste des éléments prévisibles qui devront être entretenus, rénovés ou remplacés doit être dressée. A quel moment cela est attendu ou planifié. Quel en sera le coût. De cette façon, un budget mieux ciblé peut être établi. En tant que propriétaire, nous devons prendre conscience qu’à terme, ne rien faire est synonyme de dégradation de la qualité de notre Parc !
Krantje: Comment se passe la collaboration avec le nouveau syndic ?
Eric: J’ai l’impression qu’il travaille de façon beaucoup plus structurée et qu’il donne suite aux propos tenus. Comme il l’a également dit lors des conversations préalables, il travaille avec une seule adresse e-mail. Les e-mails qu’il reçoit sont diffusés en interne au collaborateur qui en assure le suivi. Dans tous les cas, la réponse ne vient généralement pas le jour même, mais au plus tôt le lendemain. Il le fait à dessein afin de mieux évaluer et regrouper les requêtes concernant un même problème.
Il prend aussi plus rigoureusement et personnellement en main la gestion de notre Parc. Le Conseil de copropriété apporte naturellement sa contribution et assume un contrôle, mais lors de la réunion, il prend clairement l’initiative. C’est comme il se doit. À mon avis, le syndic précédent l’a trop peu fait, peut-être par manque de connaissance et de suivi des nombreux dossiers de notre Parc.
Un signe qui ne trompe pas, notre nouveau syndic organise les réunions avec le Conseil de Copropriété dans ses propres bureaux et non au Park.. Il y dispose de l’infrastructure nécessaire pour ce faire !
Eric Pollentier
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